البيع والفوترة
تذاكر الصيانة: بطاقات عمل للإصلاح والخدمات
بطاقات عمل لورش الإصلاح والخدمة، من الاستلام إلى الفاتورة.
إذا كنت تدير ورشة إصلاح أو مركز خدمة مركبات أو ورشة إلكترونيات أو أي نشاط يترك فيه العميل شيئاً لديك للعمل عليه، فإن تذكرة الصيانة (Service Ticket، وتُسمى أيضاً بطاقة عمل أو أمر شغل) هي سجلّك لذلك العمل من لحظة وصوله إلى لحظة سداده.
تلتقط التذكرة بيانات الجهاز أو المركبة، والعطل، ومن يعمل عليه، وقطع الغيار والأجور المرتبطة به. وعند انتهاء العمل، تحوّل التذكرة إلى فاتورة بضغطة واحدة. لا شيء يُدخَل مرتين.
| تذاكر الصيانة اختيارية. فعّلها من الإعدادات > الوحدات والمزايا (Settings > Modules & Features) إذا كان نشاطك يحتاجها. أما محلات التجزئة فقط فيمكنها تركها مغلقة فلا تراها أبداً. |
لمن تصلح تذاكر الصيانة
-
محلات إصلاح الهواتف المحمولة والحواسيب
-
ورش خدمة وصيانة المركبات
-
إصلاح الأجهزة المنزلية والساعات والإلكترونيات
-
أي نشاط خدمي يستلم قطعة ويعمل عليها ثم يعيدها
إنشاء تذكرة صيانة
-
اضغط تذاكر الصيانة (Service Tickets) في الشريط الجانبي
-
اضغط New Ticket
-
اختر العميل (أو اضغط Add New Customer داخل خانة البحث نفسها لتسجيل عميل عابر في الحال)
-
املأ بيانات الأصل / الجهاز (Asset / Device): النوع والعلامة التجارية والموديل والرقم التسلسلي أو IMEI أو VIN ورقم اللوحة وعدّاد المسافة والملحقات المسلّمة معه
-
صِف العطل المُبلّغ عنه ودوّن حالة الجهاز عند الاستلام
-
أسنِد فنياً وحدّد تاريخاً موعوداً إن كان لديك
-
أضف قطع الغيار والأجور المتوقعة للعمل
-
احفظ
أصبح اسم العميل ورقم هاتفه وبيانات الجهاز مسجّلة الآن. ويمكنك طباعة بطاقة عمل لتسليمها للعميل عند الاستلام.
| توثيق حالة الجهاز وملحقاته عند الاستلام يحميك لاحقاً إذا ادّعى عميل أن شيئاً كان مفقوداً أو متضرراً. كن دقيقاً هنا. |
متابعة العمل
تمرّ كل تذكرة بدورة حياة واضحة:
Received (مستلمة) → Diagnosing (قيد الفحص) → Awaiting Approval (بانتظار الموافقة) → In Progress (قيد التنفيذ) → Ready (جاهزة) → Delivered (مسلّمة)
من صفحة تفاصيل التذكرة يمكنك:
-
نقل العمل إلى مرحلته التالية بضغطة واحدة (يطلب كل تغيير تأكيداً حتى لا ينتقل شيء عن غير قصد)
-
إعادة إسناد الفني
-
إضافة ملاحظات مع تقدّم العمل (نتائج الفحص، مكالمة مع العميل، موافقة على عرض سعر)
-
متابعة خط زمني حي يسجّل كل تغيير في الحالة وكل ملاحظة وكل إسناد مع ختم زمني
يظهر الخط الزمني أيضاً في ملف العميل، فيكون لديك دائماً سجل الخدمة الكامل لذلك العميل في مكان واحد.
الفنيون
يوجد الفنيون أو الميكانيكيون لديك ضمن الإعدادات > البيانات الرئيسية > الفنيون (Settings > Master Data > Technicians). أضف كلاً منهم بالاسم أو برمز مختصر. وهم ليسوا مستخدمين للبرنامج ولا يحتاجون حساب دخول. تختارهم ببساطة من قائمة عند إسناد عمل، وتُظهر التقارير عدد التذاكر ومقدار الإيراد الذي أنجزه كل منهم.
وإذا ترك أحد الفنيين العمل، فإن إزالته تُبقي اسمه على التذاكر السابقة للسجل وتخفيه فقط عن الإسنادات الجديدة.
تحويل العمل إلى فاتورة
عند انتهاء العمل:
-
افتح التذكرة
-
اضغط Bill to Invoice
-
ينشئ EVRST فاتورة بقطع الغيار والأجور نفسها، مرتبطة بالعميل نفسه
-
استلم الدفع كالمعتاد (بما في ذلك الدفع المقسّم بين النقد والبطاقة)
تُخصم قطع الغيار من مخزونك عند هذه النقطة تماماً كأي عملية بيع أخرى، ويتدفق إيراد العمل إلى تقاريرك. ولا تمسّ التذكرة دفاترك إلا عبر هذه الفاتورة، فلا تُحتسب أرقامك مرتين أبداً.
| بعد تحويل التذكرة إلى فاتورة لا يمكنك تعديلها، ولا يمكنك إلغاؤها ما دامت فاتورتها سارية. وإذا احتجت إلى التراجع عن عمل مفوتر، فألغِ الفاتورة المرتبطة أولاً. هذا يبقي سجلاتك صادقة. |
الطباعة
من التذكرة يمكنك طباعة مستندين:
-
بطاقة العمل (Job Card) - ورقة الاستلام الكاملة ببيانات الجهاز والعطل المُبلّغ عنه وتقدير قطع الغيار والأجور وشروطك وأحكامك وسطر توقيع العميل. سلّمها للعميل عند الاستلام.
-
إشعار الجاهزية للاستلام (Ready-for-Pickup Slip) - إشعار استلام قصير يوضّح الحالة النهائية والمبلغ المستحق.
كلاهما يتبع هوية علامتك التجارية من استوديو التصميم (Design Studio) ويمكن طباعتهما أو حفظهما كملف PDF.
الأسئلة الشائعة
هل يجب أن أستخدم تذاكر الصيانة؟
لا. تذاكر الصيانة اختيارية. فعّلها من Settings > Modules & Features إذا كان نشاطك يحتاجها. أما محلات التجزئة فقط فيمكنها تركها مغلقة فلا تراها أبداً.
هل يحتاج الفنيون لديّ إلى حسابات دخول خاصة بهم؟
لا. الفنيون موجودون تحت Settings > Master Data > Technicians وليسوا مستخدمين للبرنامج. تختارهم من قائمة عند إسناد عمل، وتُظهر التقارير عدد التذاكر ومقدار الإيراد الذي أنجزه كل منهم.
هل يمكنني تعديل تذكرة صيانة بعد تحويلها إلى فاتورة؟
لا. بعد تحويل التذكرة إلى فاتورة لا يمكنك تعديلها، ولا يمكنك إلغاؤها ما دامت فاتورتها سارية. وللتراجع عن عمل مفوتر، ألغِ الفاتورة المرتبطة أولاً.
ما زال لديك سؤال؟
لم تجد الإجابة هنا؟ راسلنا وسنرشدك إلى القسم المناسب.