إقفال الصندوق: موازنة الدرج (اختياري)

في أول مرة يفتح فيها كاشير نقطة البيع بعد تفعيل الميزة، تطلب نقطة البيع الرصيد الافتتاحي (opening float): النقد الموجود في الدرج مسبقاً.

لن تقبل نقطة البيع أي عملية بيع قبل إتمام ذلك. وعملية البيع التي تُسجَّل قبل أن يفتح أحد وردية تُسجَّل بشكل طبيعي، لكنها لا تنتمي إلى أي درج، والغاية من الميزة أن يكون لكل ساعة من المتحصلات مالك.

ومن تلك اللحظة يظهر زر Close Shift في شريط أدوات نقطة البيع.

كل شيء يعمل كالمعتاد. وخلف الكواليس، يُوسَم كل بيع نقدي واسترداد وسند نقدي يجري على تلك النقطة بالوردية.

أمران يمكنك تسجيلهما عن قصد:

وكلاهما يقلّل أو يزيد ما يُتوقع أن يحتويه الدرج، فلا يظهر أي منهما كفارق غامض في نهاية الليلة.

عندها فقط يعرض لك التطبيق ما كان يتوقعه وكيف وصل إليه: الرصيد الافتتاحي، والمبيعات النقدية، وأي مرتجعات، والنقد الداخل والخارج على السندات، والرصيد المضاف، وكل سحب إلى الخزنة في سطر مستقل بوقته وسببه. وتحت ذلك يقع عددك والفارق بين الاثنين. وهذا مقصود: فلو ظهر الرقم المتوقع أولاً، لتحوّل العدّ بهدوء إلى كتابة، ولتوقف الفحص عن كونه فحصاً.

السطر الأخير هو Cash handled this shift (النقد المتداول في هذه الوردية): ما كان متوقعاً في الدرج مضافاً إليه كل ما سُحب إلى الخزنة، وهو مجموع النقد الذي استقبلته الوردية. وليس هو الرقم الذي تُحاسب عليه، ووجوده يمنع أن تبدو رحلة إلى البنك في منتصف الوردية وكأنها أموال مفقودة. أما النقد الذي رددته أو صرفته على سند فلا يُضاف إليه مجدداً، لأن ذلك المال غادر النشاط، بينما السحب مجرد انتقال إلى الخزنة.

وإذا زاد فارق الدرج عن حدّ التسامح الذي ضبطته، فيجب أن تفسّر الفارق قبل أن تُقفل الوردية. ويكون العدّ نفسه قد سُجّل عند تلك النقطة، فالملاحظة تفسّره ولا تغيّره. والخانة نفسها تغطي قناة بها فارق أو قناة تعذّر عليك الحصول على رقمها، فتفسّر كل شيء مرة واحدة.

وإذا فعّل متجرك خيار Supervisor approval over tolerance، يدخل مدير كلمة مرور المشرف بعد أن تكتب تفسيرك. فهو يعتمد فارقاً له تفسير مرفق بالفعل، وهذا هو الترتيب الصحيح.

بعد الإقفال يُفتح تقرير الوردية. اطبعه على طابعة الإيصالات، أو على ورق A4، أو نزّله كملف PDF، أيها توفّر في نقطة بيعك.

يعرض التقرير التفاصيل نفسها التي في شاشة الإقفال: الرصيد الافتتاحي، والنقد المستلم، وأي مرتجعات ونقد السندات، والرصيد المضاف، والسحوبات، وما كان متوقعاً، وما جرى عدّه، والفارق، و*Cash handled this shift* في النهاية. ويُدرج كل سحب مرة أخرى بالكامل تحت Cash movements، مع الوقت والسبب ومن سجّله.

أما الوردية التي أُقفلت قبل تسجيل هذه التفاصيل فتعرض القائمة الأقصر التي كانت تعرضها دائماً: الرصيد الافتتاحي، والرصيد المضاف، والسحوبات، والرقم المتوقع. وتبقى إجمالياتها دون تغيير، فالتطبيق لن يعيد بناء التفاصيل لعدّ جرى اعتماده بالفعل.

وتُعرض البطاقة والتحويل أسفل ذلك، كل منهما مع ما سجّله النظام وما أقررت به والفارق بينهما، يتبعها سطر Total difference يجمع أرقام النقد والقنوات معاً.

وفوارق القنوات هذه ليست جزءاً من فارقك النقدي أبداً، وهذا مقصود. فإجمالي البطاقة الذي لا يتطابق يكون في الغالب من البنك لا من الصندوق: دفعة أُغلقت بعد منتصف الليل، أو بقشيش عُدّل، أو استرداد يُسوّى غداً. والفارق النقدي وحده هو ما يُسأل عنه الكاشير. أما سطر الإجمالي فموجود حتى لا يبقى شيء دون حساب، لا ليقول من يدين بماذا.

إذا تسلّم كاشير آخر العمل، أقفل الوردية وافتح واحدة جديدة. فالدرج الذي له مالكان لا يستطيع أي منهما مطابقته.

وإذا كان الكاشير قد غادر إلى منزله واضطر مدير إلى إقفال نقطته، فذلك مسموح لكنه يحتاج مشرفاً، ويسجّل التقرير من أقفلها إلى جانب صاحب الوردية.

الوردية المقفلة لا تُعدَّل أبداً. فإذا ظهرت العشرون المفقودة من ليلة أمس في صباح اليوم التالي، يسجّل مدير تسوية (adjustment) على الوردية من التقارير > إقفال الصندوق (Reports > Cash Closing).

عندها يقرأ التقرير: عجز بمقدار 20، وتسوية بمقدار 20، واعتماد ممن أجازها. ويبقى النصفان ظاهرين، وهو ما يجعل التصحيح قابلاً للدفاع عنه إذا سأل أحد لاحقاً. أما عدّ يُعاد كتابته بهدوء حتى يتوازن فليس كذلك.

والأمر نفسه ينطبق على فارق بطاقة أو تحويل. فعندما يسوّي جهاز البطاقة بأقل من المطلوب ويصحّح البنك ذلك بعد يوم، تسأل خانة التسوية ما الذي يجري تصحيحه: درج النقد، أم إحدى القنوات التي استقبلت الوردية أموالاً عليها. وتُفتح على درج النقد، ولا يظهر الخيار إلا إذا كانت الوردية قد استخدمت قناة فعلاً.

وتصحيح القناة لا يمسّ أرقام النقد أبداً. فالنقد المتوقع والنقد المعدود والانحراف النقدي تبقى كما هي تماماً، لأن مسألة التسوية تخصّ مزوّد خدمة الدفع لا الشخص الذي عدّ الدرج. كما لا يمكنك تصحيح قناة لم تستقبل الوردية أموالاً عليها، وهو ما يمنع تسجيل فارق بطاقة على نقطة بيع لم تر سوى النقد.

ويفصل تقرير الوردية بين الاثنين على الصفحة أيضاً. فالسحوبات النقدية والأرصدة وتصحيحات الدرج تبقى تحت Cash movements، وأي تسوية على قناة بطاقة أو تحويل تُدرج بشكل منفصل تحت Channel settlements. ويسمّي كل سطر في صندوق النتيجة موضوعه، فتعرف دائماً ما إذا كان الرقم يخصّ النقد أو قناة، وتُبيّن القناة وضعها سواء صُحّح شيء أم لا.

أما الإجماليات في أسفل التقرير فتُعنون at close (عند الإقفال). وهي الأرقام التي جرى عدّها واعتمادها ولا تتغير أبداً، بينما يعرض الصندوق الذي فوقها وضع الأمور اليوم. ورؤية رقمَي قناة مختلفين هناك أمر صحيح لا خلل.

رقم القناة في الوردية هو إجمالي عبر كل قنوات البطاقة والتحويل، والإجمالي لا يستطيع أن يخبرك بأن قناة زائدة وأخرى ناقصة بالمقدار نفسه. فيُبلّغ عن صفر، وتبدو الوردية متوازنة.

في تقرير إقفال الصندوق، اضغط على رقم قناة الوردية ليتكشّف كل قناة برقمها المسجّل وما أُقرّ به والفارق وأي تسوية جرت منذ ذلك الحين وأين استقرّ الأمر. وعندما تتجه القنوات في اتجاهات مختلفة يُوسَم الرقم بعبارة channels differ (القنوات متباينة)، فلا يُفهم صافي الصفر أبداً على أنه لا شيء يستحق النظر. ويحمل تقرير الوردية التفصيل نفسه لكل قناة.

والقناة التي لم يستطع الكاشير مطابقتها تُقرأ not reconciled (غير مطابقة) بدلاً من إظهار فارق صفر. فهاتان عبارتان مختلفتان، والتقرير لا يحوّل الأولى إلى الثانية أبداً.

يسرد التقارير > إقفال الصندوق (Reports > Cash Closing) كل وردية مع الكاشير ونقطة البيع والمتوقع والمعدود والانحراف النقدي والصافي بعد أي تسويات وانحراف القنوات.

ويقع الانحراف النقدي والصافي جنباً إلى جنب عن قصد. فالانحراف النقدي هو ما جرى عدّه واعتماده ولا يتغير أبداً. أما الصافي فهو حيث استقرت تلك الوردية بعد احتساب التصحيحات المعتمدة، فالوردية التي كان بها عجز وجرت مطابقتها منذ ذلك الحين تُظهر فارقاً في عمود وصفراً في الآخر، وتتوقف عن أن تُحتسب كعجز.

ويعمل عمود القناة بالطريقة نفسها: فهو يعرض حيث استقرت القناة، مع طباعة أي تسوية سُجّلت منذ ذلك الحين أسفله. وفارق البطاقة الذي سدّده البنك منذ ذلك الحين يتوقف عن كونه مُعلّماً، تماماً كما يحدث مع درج جرت مطابقته.

والذي يجب النظر إليه هو النمط لا ليلة واحدة. فعجز بمقدار 5.00 مرة واحدة ضجيج. أما الكاشير نفسه الذي ينقص كل ثلاثاء فليس كذلك.

ويظهر سطر Unassigned cash (نقد غير مسنَد) عندما يُستلم نقد دون وردية مفتوحة. ويكون ذلك عادةً تسوية من المكتب الخلفي أو نقطة بيع بدأت البيع قبل أن يفتح أحد وردية. ويُعرض بدلاً من إخفائه، لأن المال حقيقي في الحالتين.

يتحكم الإعدادات > البيانات الرئيسية > إقفال الصندوق (Settings > Master Data > Cash Closing) في: